¿Qué son los Documento Soporte?
Los documentos soporte son archivos que sirven como base para registrar las operaciones comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.
Por lo general, todos los soportes comerciales deben tener la siguiente información:
Encabezado: Nombre o razón social de quien lo emite, nombre, fecha y numero del comprobante
Pie de página: firmas de los responsables; quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza
¿Qué son los Documento Soporte?
Los documentos soporte son archivos que sirven como base para registrar las operaciones comerciales que se realizan en una empresa y a su vez como soporte para evidenciar los ingresos, salidas y distribución del efectivo.
Por lo general, todos los soportes comerciales deben tener la siguiente información:
Encabezado: Nombre o razón social de quien lo emite, nombre, fecha y numero del comprobante
Descripción: cantidad, detalle, valor unitario, valor total y especificación del IVA.
Pie de página: firmas de los responsables; quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza
La Factura
Podemos definir la factura como
un documento
comercial que registra la información de una venta o una prestación de un
servicio.
Pero es algo más que eso:
·
Se trata de un documento o prueba
física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma legal y
satisfactoria.
·
Se demuestra también que la operación
es válida y que se han pagado los impuestos correspondientes.
¿Sabías Qué?.. Toda
factura debe ser emitida siempre como mínimo en 2 copias, el original es para
el comprador y la copia para el vendedor.
Partes de la Factura:
Ø Nombre,
Identificación Tributaria y dirección del vendedor.
Ø Nombre
e Identificación personal o Tributaria del comprador.
Ø Número
de la factura.
Ø Número
de la Orden de compra
Ø Debe
detallarse la cantidad, de la factura los conceptos, el precio y el total
de cada producto o servicio a consumir.
Ø El
total a cancelar
Ø El
total a facturar.
Ø Forma
de pago.
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EJEMPLO DE FACTURA |
El Cheque
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| El Cheque y sus partes |
Recibo de Caja
El recibo de Caja o comprobante de Ingreso o Comprobante de Pago es un soporte contable, detallado de una transacción económica ya sea en efectivo o en cheque.
Es comprobante se contabiliza débito en la de caja y crédito por concepto de dinero recibido.
Siempre se debe realizar la copia del mismo, original para el cliente y copia para el departamento de contabilidad, manteniendo al día el registro de entradas y salidas, a demás son un documento requerido por la ley.
Este documento contabiliza un débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo al concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los anticipos, abonos o pagos que realizan los clientes a la empresa por conceptos diferentes al de ventas al contado.
Este documento contabiliza un débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo al concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los anticipos, abonos o pagos que realizan los clientes a la empresa por conceptos diferentes al de ventas al contado.
¿Sabías Qué?.. Siempre que se realiza un recibo de caja, se debe tener en cuenta que estos llevan numeración. Con esta numeración se le da un mejor orden y la revisión de cuentas resulta más sencilla.
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| Recibo de Caja sin diligenciar |
Cómo
diligenciar un Recibo de Caja.
Ø Fecha, la ciudad y número
de recibo.
Ø Nombre la persona que entrega el
dinero.
Ø Dirección de la persona que
entrega el ingreso.
Ø En la casilla “$” escribimos
la cantidad de dinero en números.
Ø En la casilla “La suma
de” escribimos la cantidad de dinero en letras.
Ø Indicamos el porqué de esta
entrega de dinero.
Ø Si la entrega es en cheque
se procede a colocar el número del cheque girado.
Correcta forma de diligenciar un Recibo de Caja.
Recibo de Caja Menor
¿Sabías Qué?.. Para que el área de contabilidad acepte este soporte es necesario contar con el visto bueno y firma de tu jefe inmediato, autorizando el pago por tal concepto.
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| Recibo de Caja Menor diligenciado. Comprobante de Egreso
Es un documento respaldo o constancia de cada pago realizado por la empresa por medio de cheque.
Este documento es el soporte de las salida de dinero de la empresa, estos formatos pueden ser en excel o en un programa de contabilidad, igualmente se puede hacer en formato físico con el membrete de la empresa.
Es una orden de pago que permite a la persona que lo recibe o girado,cobrar cierta cantidad de dinero, que se encuentra estipulada en dicho
documento, emitido por el girador.
Recibo de Consignación
Es un comprobante que elaboran los bancos y
suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original
queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Es un
comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
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